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Vision globale du projet

Depuis 2014, les bibliothèques des 18 universités québécoises, francophones et anglophones, collaborent à mettre en place une plateforme partagée de services (PPS) en infonuagique pour remplacer leur système de gestion intégré de bibliothèque (SIGB) respectif.

Constituée de tous les modules nécessaires à la chaîne de travail en bibliothèque (acquisitions, gestion des collections et des licences, etc.), ainsi que d’un outil de recherche moderne, la PPS constitue une avancée majeure pour les bibliothèques et leurs usagers.

La nouvelle plateforme, dont le déploiement est prévu au cours de l’été 2020, permettra aux bibliothèques universitaires québécoises d’unir leurs forces pour offrir un accès simplifié et intuitif aux contenus documentaires et améliorer le soutien à l’enseignement et à la recherche. Cette mise en commun des efforts vise également à développer de nouveaux services pour mieux répondre aux besoins de la communauté universitaire, en constante évolution.

Une plateforme partagée

reposant sur l’utilisation des technologies émergentes
ouvrant la voie à la création d’un environnement véritablement multilingue

Un guichet unique

bilingue
offrant une expérience usager enrichie, conviviale et efficace

Une infrastructure collective

intégrant plusieurs systèmes périphériques
permettant une mutualisation progressive de certains processus et services

Un accès simplifié

aux collections imprimées
à la constitution progressive d’une collection numérique

Un outil de recherche commun

À partir de cette nouvelle interface de recherche documentaire, les usagers pourront lancer une requête dans l’ensemble des collections de la bibliothèque de leur université, élargir les résultats à toutes les bibliothèques universitaires québécoises, et voir en temps réel la disponibilité des documents dans chaque établissement universitaire du Québec.

Le futur outil de recherche, dont le nom et le logo seront dévoilés dans les prochains mois, comportera de nombreuses caractéristiques avantageuses pour les usagers.

  • Guichet unique pour la recherche documentaire et l’accès à la documentation (livres, articles, ressources spécialisées, DVD, etc.) 
  • Interface conviviale et consultable à partir d’appareils mobiles
  • Expérience de recherche intuitive
  • Interface en anglais ou en français, au choix de l’usager
  • Accès simplifié et élargi à la documentation des 18 bibliothèques universitaires québécoises grâce à la mise en commun des collections (plus de 20 millions de documents physiques*)
  • Résultats de recherche qui indiquent clairement les disponibilités dans chacune des bibliothèques ayant le même document

*Les ressources électroniques (bases de données, articles de périodiques et livres) ne seront pas partagées entre les bibliothèques universitaires québécoises en raison des ententes conclues avec les éditeurs et autres fournisseurs.

Simplification et bonification des modalités de prêt

Les usagers bénéficieront également de règles de prêts plus simples et harmonisées dans l’ensemble du réseau. Voici les grandes lignes des modalités qui entreront en vigueur prochainement pour la majorité des usagers (communauté étudiante, personnel enseignant, employés, etc.). Certaines collections particulières feront bien entendu l’objet de règles de prêt différentes.

  • Emprunt de 100 documents permis par usager
  • Période de prêt de 30 jours (pour les types de documents ayant des règles de prêt similaires à celles des monographies)
  • Renouvellement automatique jusqu’à la date d’expiration du dossier d’usager (si le document n’est pas rappelé ou réservé et si le dossier de l’emprunteur est en règle)

Emprunt facilité entre les bibliothèques universitaires québécoises

Les usagers membres de la communauté universitaire auront un dossier unique pour emprunter dans toutes les bibliothèques universitaires québécoises. Seule la carte d‘identité de l’établissement d’attache sera requise pour effectuer des emprunts dans l’ensemble des établissements du réseau. Quant à la carte d’accès à d’autres bibliothèques (BCI), elle sera requise uniquement pour se prévaloir du privilège d’emprunt dans les établissements universitaires canadiens et à Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ).

Foire aux questions

Le SIGB permet de gérer l’ensemble des activités de fonctionnement d’une bibliothèque: les acquisitions (achat de nouveaux documents), le catalogage (information sur le document, autant le titre et l’auteur que l’emplacement dans la bibliothèque), la circulation des documents (prêt), etc.

Le déploiement d’une plateforme partagée de services commune au sein du Partenariat des bibliothèques universitaires québécoises comporte des bénéfices considérables pour l’ensemble des établissements partenaires:

  • Bonification importante de l’offre de services aux usagers
  • Harmonisation des services à travers les bibliothèques universitaires québécoises
  • Partage d’un seul outil de recherche commun permettant un meilleur accès aux collections pour les usagers
  • Mutualisation des ressources par le partage d’un même système et des expertises
  • Diminution des coûts d’exploitation des systèmes

Cette synergie stratégique permettra de développer de nouveaux services et des expertises émergentes pour mieux soutenir les besoins de l’enseignement et de la recherche.

Le projet est chapeauté par le Sous-comité des bibliothèques du Bureau de coopération interuniversitaire (BCI).

Les bibliothèques universitaires québécoises ont choisi la solution infonuagique WorldShare Management Services (WMS) d’OCLC, une coopérative mondiale de bibliothèques qui fournit des services technologiques partagés. Cette solution technologique comprend toutes les applications nécessaires à la gestion d’une bibliothèque et de ses licences, des acquisitions, de la circulation des documents, des métadonnées, de la mise en commun des ressources ainsi qu’une interface de recherche, qu’on appelle «outil de recherche», destinée aux utilisateurs, via WorldCat Discovery.  WMS permet au personnel des bibliothèques de profiter des métadonnées et du travail collaboratif des bibliothèques à travers le monde pour des chaînes de travail plus efficaces. Plus de 600 bibliothèques dans le monde utilisent WMS.

Visionner cette vidéo pour avoir un aperçu des fonctionnalités et des avantages de WMS (la vidéo met du temps à démarrer)

Il n’y a pas de date commune de mise en service de  la plateforme partagée de services pour l’ensemble des bibliothèques. Le déploiement se fera progressivement au cours de l’été et sera complété pour la rentrée d’automne 2020. 

Il s’agit de l’interface permettant de faire des recherches pour trouver des ressources documentaires (livres, articles, etc.), ou plus simplement, du moteur de recherche qui exploite le catalogue d’une ou de plusieurs bibliothèques.

Orientations stratégiques à la base du projet

  • Conserver une notice unique par langue de catalogage
  • Harmoniser les politiques de traitement documentaire en accord notamment avec les pratiques reconnues par les programmes de coopération BIBCO (Bibliographic Record Cooperative Program) et NACO (Name Authority Cooperative Program).

Déployer un environnement de recherche commun à toutes les bibliothèques partenaires tout en permettant la personnalisation aux couleurs locales

Permettre à l’usager d’emprunter dans tous les établissements du partenariat avec sa carte de son établissement.

Faciliter les emprunts inter-établissements au sein du partenariat en s’alignant sur les politiques les plus avantageuses pour l’usager, par l’harmonisation:

  • Des catégories d’usagers
  • Du statut de disponibilité et de transition des documents
  • Des types des documents
  • Des politiques et des règles de prêt
  • Des codes d’identification des établissements
  • Des amendes

Permettre un suivi centralisé de la gestion des ressources acquises en commun (ex: droit d’accès, licences, paiement de factures, statistiques d’utilisation, gestion des documents au niveau de la plateforme)

Préserver le patrimoine documentaire universitaire tout en optimisant l’utilisation des espaces

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