Plateforme partagée de services : le point sur l’état d’avancement du projet (note no 8)
COMMUNICATION
DESTINATAIRES : Le personnel des bibliothèques universitaires québécoises
EXPÉDITEUR : Le Sous‐comité des bibliothèques du BCI
Rappel du contexte
La majorité des systèmes intégrés de gestion des bibliothèques (SIGB) implantée dans les bibliothèques universitaires québécoises devront être remplacés d’ici 2020, les fournisseurs délaissant progressivement cette approche technologique pour tabler sur les plateformes partagées de services (PPS). Depuis l’automne2014, les bibliothèques universitaires québécoises, chapeautées par le Sous-comité des bibliothèques du Bureau de coopération interuniversitaire (BCI), collaborent à un projet de remplacement de leur SIGB respectif par une PPS.
Évolution du projet depuis la dernière communication du 11 septembre 2018
Une autre étape importante dans le projet a été franchie le 19 décembre dernier avec la publication du deuxième volet de l’appel d’offres sur le Système électronique d’appel d’offres du Gouvernement du Québec(SEAO) en vue d’acquérir une plateforme partagée de services. Les fournisseurs toujours en lice ont jusqu’au30 janvier pour y répondre.
Le processus d’appel d’offres se poursuit dans le respect de l’échéancier établi, mais certains ajustementsont été apportés dans les dernières étapes en concertation avec le Groupe d’approvisionnement en communde l’Est du Québec (GACEQ), responsable du processus d’appel d’offres. Ainsi, il est maintenant prévu quel’adjudication conditionnelle du contrat au fournisseur ayant présenté la soumission avec le prix ajusté leplus bas basé à la suite de l’évaluation qualitative par le Comité de sélection se fasse vers la mi-février. Le BCI négociera ensuite avec le fournisseur l’énoncé des travaux en lien avec l’implantation de la solution etfinalisera le texte des clauses contractuelles. Selon l’échéancier, l’adjudication du contrat suivra une fois cesdeux étapes franchies, soit vers la mi-mars. C’est le BCI qui signera le contrat avec le fournisseur comme mandataire au nom des 17 établissements participants.
Le Sous-comité des bibliothèques tient à souligner la qualité exceptionnelle du travail des membres des trois comités impliqués dans le processus d’appel d’offres en dialogue compétitif de même que le dévouement de M. François Charbonnier, gestionnaire de produit au sein de l’équipe de projet PPS, qui a mis les bouchées doubles pour livrer les documents de l’appel d’offres dans le respect de l’échéancier.
Les prochaines semaines seront principalement consacrées à la planification des travaux préliminaires et àl’organisation des ressources en prévision du début de la préparation de l’implantation au printemps 2019.La stratégie de déploiement sera établie avec le fournisseur avant la signature du contrat. Selon l’informationobtenue pendant le dialogue compétitif, le fournisseur sélectionné devrait être en mesure de rendre disponible un environnement de tests avec les données catalographiques et de gestion des bibliothèques
participantes dès l’automne 2019. Le déploiement en production de la plateforme partagée de services est prévu en juin 2020.
La solution retenue à la suite du processus d’appel d’offres sera annoncée vers la fin mars dans la prochainenote d’information du Sous-comité des bibliothèques en lien avec le projet PPS.
AU NOM DES DIRECTEURS DES BIBLIOTHÈQUES UNIVERSITAIRES QUÉBÉCOISES
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Guylaine Beaudry
Présidente du Sous‐comité des bibliothèques du BCI
Benoit Séguin
Président du Comité de pilotage PPS