Plateforme partagée de services : le point sur l’état d’avancement du projet (note no 6)

COMMUNICATION

DESTINATAIRES : Le personnel des bibliothèques universitaires québécoises
EXPÉDITEUR : Le Sous‐comité des bibliothèques du BCI

Rappel du contexte

La majorité des systèmes intégrés de gestion des bibliothèques (SIGB) implantée dans les bibliothèques universitaires québécoises devront être remplacés d’ici 2020, les fournisseurs délaissant progressivement cette approche technologique pour tabler sur les plateformes partagées de services (PPS). Depuis l’automne 2014, les bibliothèques universitaires québécoises, chapeautées par le Sous-comité des bibliothèques du Bureau de coopération interuniversitaire (BCI), collaborent à un projet de remplacement de leur SIGB respectif par une PPS.

Évolution du projet depuis la dernière communication du 12 décembre 2017
Un jalon important vient d’être franchi dans le projet de la plateforme partagée de services avec la confirmation de la participation de dix-sept établissements universitaires québécois à la suite du processus d’adhésion amorcé en février dernier.

• École de technologie supérieure
• École nationale d’administration publique
• HEC Montréal
• Institut national de la recherche scientifique
• Polytechnique Montréal
• Université Bishop’s
• Université Concordia
• Université de Montréal
• Université de Sherbrooke
• Université du Québec à Chicoutimi
• Université du Québec à Montréal
• Université du Québec à Rimouski
• Université du Québec à Trois-Rivières
• Université du Québec en Abitibi-Témiscamingue
• Université du Québec en Outaouais
• Université Laval
• Université TÉLUQ

Le projet de la PPS constitue la première étape d’une vision porteuse pour le réseau des bibliothèques universitaires du Québec. La création d’un catalogue collectif facile à utiliser sera une avancée majeure pour nos usagers en facilitant l’accès à nos collections imprimées et pavera la route à des collaborations beaucoup plus étroites entre les bibliothèques participantes.

C’est dans cette foulée que le Conseil d’administration du BCI a autorisé à sa réunion du 6 avril dernier, le lancement du processus d’appel d’offres. Déjà, le comité de travail responsable de la rédaction du devis de l’appel d’offres a débuté ses rencontres. Si tout se déroule comme prévu, l’appel d’offres sera publié sur le Système électronique d’appel d’offres du Gouvernement du Québec (SEAO) à la fin juin. L’objectif est qu’au terme de ce processus, le contrat avec le fournisseur sélectionné soit signé d’ici la fin de l’automne 2018. La phase d’implantation de la PPS s’amorcera sitôt la solution choisie avec comme cible son déploiement dans les bibliothèques universitaires québécoises au milieu de 2020.

Une deuxième série de rencontres avec les fournisseurs proposant les solutions les plus prometteuses se sont tenues les 15 et 16 février dernier. Cela a permis aux membres des groupes de travail et aux représentants des bibliothèques universitaires présents d’en connaître davantage sur les principales fonctionnalités offertes en vue de finaliser la liste des besoins d’affaires essentiels et importants qui servira de cadre à la préparation du devis de l’appel d’offres. La version finale de cette liste a été adoptée par les directeurs des bibliothèques universitaires à leur téléconférence du 13 avril dernier.

Depuis le début de 2018, nous pouvons compter sur une véritable équipe de projet qui permet d’appuyer à un rythme plus soutenu les travaux engagés par les groupes de travail et le comité de pilotage. Rappelons que l’équipe est composée de M. Roger Laframboise, chargé de projet et responsable de l’équipe, M. François Charbonnier, gestionnaire de produit, et de Mme Sophie Valentin comme coordonnatrice et contrôleuse de projet. Sa contribution est essentielle à l’implantation de la solution retenue dans le respect de notre échéancier. Une quatrième personne devrait se joindre en mai à l’équipe de projet, soit une fois que le processus de recrutement de l’analyste d’affaires aura été complété.

Mentionnons enfin que plusieurs directions de bibliothèques ont fait, ou planifient de faire dans les prochaines semaines, une présentation de l’état d’avancement du projet de la PPS à leurs équipes. Cela sera une belle occasion de répondre à vos questions.

AU NOM DES DIRECTEURS DES BIBLIOTHÈQUES UNIVERSITAIRES QUÉBÉCOISES
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Richard Dumont
Président du Sous‐comité des bibliothèques du BCI

Benoit Séguin
Président du Comité de pilotage PPS