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La PPS Est Beaucoup Plus Qu’un Changement Technologique, C’est Un Mode élargi De Collaboration

La PPS est beaucoup plus qu’un changement technologique, c’est un mode élargi de collaboration

Le Partenariat a complété la mise en service de la plateforme partagée de services (PPS) et de l’outil de recherche Sofia à l’été 2020. La PPS est beaucoup plus qu’un changement technologique!

Une expérience usagers enrichie

En plus d’offrir un accès simplifié et bonifié à la documentation des 18 établissements universitaires par la mise en commun des collections, la PPS a permis l’intégration de nouveaux services et la mise en place de nouvelles fonctionnalités. Parmi ceux-ci notons, 

  • l’intégration d’un service de paiement en ligne 
  • l’amélioration de la gestion des facettes dans l’outil de recherche ou encore la possibilité d’étendre les recherches avec des termes similaires ou traduits pour accroître la découvrabilité des collections pour les usagers
  • Enfin, il est maintenant possible de regrouper des notices d’un même titre cataloguées dans deux langues différentes pour afficher la notice dans la langue choisie par l’usager et lui permettre d’accéder à tous les exemplaires disponibles au niveau du Partenariat selon les règles de circulation en vigueur.

Par ailleurs, soucieuses de toujours mieux répondre aux besoins de la communauté universitaire en constante évolution, les groupes de travail qui ont oeuvrés à l’implantation de la PPS ont maintenant le mandat :

  • faire une vigie des mises à jour logicielle dans WMS pour être à l’affût des nouvelles fonctionnalités
  • d’identifier et prioriser les améliorations et corrections

Des opportunités d’optimisation des opérations internes

La plateforme partagée de services est beaucoup plus qu’un changement technologique, c’est un mode élargi de collaboration qui a été adopté par les bibliothèques du partenariat.

Le fournisseur OCLC voit en notre regroupement un partenaire de choix pour faire évoluer cette plateforme afin qu’elle réponde au plus près des besoins des consortiums en milieu universitaire. Aussi, des développements, dont certains visent à optimiser les opérations internes, ont-ils été réalisés afin de répondre aux besoins exprimés dans l’appel d’offres. Parmi ces développements, on trouve, par exemple, des solutions permettant d’interfacer le module Acquisitions avec un système financier, de mettre en place une nouvelle mécanique d’enrichissement des notices bibliographiques ou encore de créer de manière automatique des notices d’autorité. D’autres améliorations sont à prévoir d’ici 2022.

Un accès facilité au contenu des périodiques électroniques

Les BUQ ont également fait l’acquisition d’une licence à la Suite Third Iron Complete qui facilite l’accès et la consultation au contenu des périodiques électroniques. Grâce à la collaboration des BUQ avec le fournisseur, l’interface sera disponible entièrement en français et intégrée à Sofia d’ici la fin de l’été 2021.  Les différents outils de la suite permettent aux usagers 

  • de “feuilleter” facilement les différents journaux et périodiques
  • d’accéder au contenu des articles en un clic via le web ou des applications mobiles
  • de suivre les titres qui les intéressent et d’être avertis lorsque de nouveaux articles sont publiés
  • la lecture hors ligne des articles enregistrés
  • l’intégration avec EndNote, RefWorks, Mendeley et d’autres services bibliographiques.

 

La formation continue : une valeur importante du Partenariat

Plus de 100 employés ont reçu une formation sur le module Analytique de WMS. Ce module permet d’extraire des données de WMS et de créer des rapports allant de requêtes nécessaires aux activités quotidiennes comme des rapports plus complexes. Le fait que les BUQ utilisent le même système permet de mutualiser la conception des rapports et de faciliter la comparaison des données d’un établissement à l’autre.

La catalogage dans WorldCat représente un changement important. Le fournisseur OCLC a préparé une formation sur mesure pour répondre aux besoins des BUQ et ainsi plus de 100  employés ont reçu une formation qui s’est terminée en avril.

Finalement, des consultations ont eu lieu auprès des groupes de travail consacrés à la PPS pour préparer la reprise de la responsabilité de la formation sur WMS et les autres outils de la cartographie, par le groupe permanent du Sous-comité sur le développement des personnels (GTDP) à l’automne 2021. 

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